AI Pangkas Waktu Pembuatan Invoice dari 10 Hari Jadi 3 Hari, Awas Ini Bahaya yang Bisa Muncul

Salah satu pendekatan yang diperkenalkan Mekari Officeless adalah penerapan lapisan pengendalian dalam pengembangan aplikasi berbasis AI. Pendekatan tersebut mencakup pengaturan hak akses, persetujuan sebelum perubahan dijalankan, hingga pencatatan aktivitas untuk kebutuhan audit.

Melalui mekanisme tersebut, tim bisnis dapat menyusun kebutuhan aplikasi tanpa mengabaikan prosedur yang ditetapkan perusahaan. Sementara itu, tim TI tetap memiliki kewenangan untuk mengawasi aplikasi, data yang digunakan, serta perubahan yang dilakukan.

Penerapan teknologi untuk mempercepat proses bisnis juga dilakukan PT Tiki Jalur Nugraha Ekakurir (JNE). Perusahaan jasa pengiriman ini menghadapi tantangan pengelolaan transaksi dalam jumlah besar, terutama ketika harus memproses jutaan Airway Bill (AWB) dalam satu periode penagihan.

Indra Adi Putra, Head of Management Control System JNE, menjelaskan luasnya wilayah layanan dan banyaknya variasi tarif membuat perusahaan membutuhkan sistem yang fleksibel serta mampu mengolah data dalam skala besar.

“Karena JNE melayani wilayah yang sangat luas dengan ratusan variasi harga, kami membutuhkan produk yang highly customizable dan mampu menampung banyak data. Maka dari itu, kami beralih ke Mekari Officeless. Di JNE, dari satu marketplace saja, transaksi dalam satu periode bisa mencapai 6 sampai 7 juta AWB,” kata Indra.

Sebelum perubahan sistem, proses pembuatan invoice untuk transaksi bisnis ke bisnis atau business-to-business (B2B) setelah memperoleh persetujuan pelanggan dapat memakan waktu tujuh hingga 10 hari.

Kini, waktu penerbitan invoice tersebut berkurang menjadi tiga hingga lima hari. Percepatan ini membantu memangkas waktu pemrosesan tagihan, terutama ketika perusahaan harus menangani jutaan AWB dalam satu invoice.

“Seb elumnya, setelah mendapat approval dari customer, proses pembuatan invoice-nya saja bisa memakan waktu 7 sampai 10 hari. Kini, kami sudah bisa menerbitkan invoice dalam waktu 3 sampai 5 hari. Bisa dikatakan, sistem ini menyediakan apa yang kami butuhkan,” ujar Indra.

Pengalaman JNE menunjukkan bahwa kebutuhan teknologi perusahaan berskala besar tidak hanya berkaitan dengan otomatisasi. Kemampuan menangani volume data, mengakomodasi variasi proses bisnis, dan menyesuaikan sistem dengan kebutuhan operasional juga menjadi faktor penting.

Pengembangan aplikasi berbasis AI juga menghadirkan tantangan integrasi. Banyak perusahaan telah menggunakan beragam aplikasi untuk menjalankan operasional, tetapi sistem yang tidak saling terhubung dapat memperlambat aliran data dan menyulitkan pengawasan.

Dalam konteks tersebut, aplikasi baru perlu dapat bekerja bersama sistem yang telah digunakan perusahaan tanpa mengharuskan perubahan menyeluruh terhadap infrastruktur yang sudah berjalan.

Mekari Officeless memperkenalkan sejumlah kemampuan berbasis AI, termasuk Officeless Composer, Officeless Custom UI, Smart Copilot, MCP Officeless, dan Officeless SDK. Fitur-fitur tersebut dirancang untuk mendukung pengembangan aplikasi serta integrasi dengan mekanisme autentikasi, validasi, dan pengaturan hak akses.

Salah satu pendekatan yang diterapkan melalui Smart Copilot adalah menampilkan rencana perubahan secara bertahap sebelum tindakan dijalankan. Perubahan memerlukan persetujuan pengguna dan aktivitasnya dicatat. Sementara itu, Officeless SDK memungkinkan aplikasi yang dikembangkan di luar platform tetap mengikuti mekanisme autentikasi dan pengendalian akses yang ditetapkan.

Mekari menyatakan telah terdaftar sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik (PSE) di Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi), serta memiliki sertifikasi ISO/IEC 27001:2022 dan ISO/IEC 27701:2025.

Samiaji mengatakan pengembangan AI untuk perusahaan perlu mempertimbangkan karakteristik industri, khususnya sektor yang memiliki tuntutan kepatuhan ketat.

Bagi perusahaan yang mulai mengadopsi AI, ia menyarankan agar penerapan dilakukan secara bertahap, dimulai dari satu proses kerja yang paling menyita waktu. Pengaturan akses, persetujuan, dan pengawasan perlu ditentukan sejak awal sebelum penggunaannya diperluas ke proses bisnis lainnya.

Dengan pendekatan tersebut, pemanfaatan AI di lingkungan perusahaan diharapkan tidak hanya mempercepat pekerjaan, tetapi juga tetap menjaga keamanan data, transparansi proses, dan akuntabilitas setiap perubahan sistem.

Editor: Arif Ardliyanto