JAKARTA, iNewsSurabaya.id - Transformasi digital membuat perusahaan semakin bergantung pada dokumen elektronik. Namun, peningkatan volume dokumen juga memunculkan tantangan baru.
Purchase order, kontrak vendor, perjanjian kerja, hingga dokumen persetujuan terus bertambah seiring ekspansi bisnis. Di sejumlah perusahaan, pengelolaannya masih menggunakan email, folder bersama, spreadsheet, dan aplikasi yang belum terintegrasi.
Kondisi tersebut membuat proses administrasi menjadi panjang. Dokumen harus dipindahkan antar sistem, diunggah berulang kali. Bahkan terkadang dicetak sebelum kembali diproses secara digital.
Pola kerja ini dinilai tidak lagi efisien di tengah percepatan transformasi digital. Perusahaan membutuhkan sistem yang dapat menghubungkan proses perjanjian dengan sistem utama, seperti ERP, HRIS, procurement, dan keuangan.
Kebutuhan tersebut semakin besar pada perusahaan dengan volume transaksi dan dokumen yang tinggi. Keterlambatan satu dokumen dapat menghambat proses bisnis berikutnya.
Chief Executive Officer (CEO) Mekari, Suwandi Soh, mengatakan digitalisasi dokumen kini tidak sekadar mengganti tanda tangan basah dengan tanda tangan elektronik.
Seiring perusahaan bertumbuh, kompleksitas proses perjanjian mereka pun ikut bertambah. Perusahaan besar kini tidak lagi sekadar ingin menggantikan tanda tangan basah.
“Mereka membutuhkan setiap tahap perjanjian, dari persiapan hingga eksekusi, untuk bekerja sebagai bagian dari sistem yang sudah mereka gunakan menjalankan bisnis,” ujarnya, Kamis (3/9/2026).
Menurut Suwandi, tantangannya bukan hanya mempercepat penandatanganan. Perusahaan juga perlu memastikan seluruh proses berjalan tanpa perpindahan sistem secara manual.
Gambaran itu terlihat pada salah satu anak perusahaan BUMN yang menangani sekitar 15 proyek aktif di berbagai wilayah. Proyek tersebut tersebar mulai dari Sumatera, Papua, Jakarta hingga Jawa Timur.
Sebelum proses terdigitalisasi secara terintegrasi, perpindahan dokumen antara tim IT/SIT, Contract Admin, dan Finance membutuhkan waktu tiga hingga tujuh hari. “Setelah digitalisasi diterapkan, proses tersebut dapat dipangkas menjadi sekitar satu hari,” ungkapnya.
Perusahaan itu, kata dia, memproses sekitar 3.000 dokumen setiap bulan. Dokumen tersebut antara lain berita acara pemeriksaan proyek, memo internal, dan kontrak yang membutuhkan e-Meterai.
Efisiensi serupa juga terjadi di sektor makanan dan minuman. Perusahaan dengan jumlah karyawan dan cabang yang besar dapat mempercepat proses pembaruan struktur gaji dan kontrak karyawan. “Proses yang sebelumnya membutuhkan waktu hingga dua minggu dapat dipersingkat menjadi hitungan hari,” terangnya.
Data tersebut menunjukkan bahwa tantangan digitalisasi tidak berhenti pada proses tanda tangan. Perusahaan juga perlu mengintegrasikan seluruh siklus dokumen.
Mulai dari pembuatan, pengiriman, persetujuan, penandatanganan, penyimpanan, hingga penggunaan kembali dokumen dalam proses bisnis.
Head of Business Operations Mekari Sign, Nishabella, mengatakan kebutuhan perusahaan dengan volume dokumen tinggi berbeda dengan organisasi yang hanya menangani beberapa perjanjian.
“Klien-klien kami tidak menandatangani dokumen satu per satu. Mereka mengelola ratusan bahkan ribuan perjanjian berulang setiap bulan, di berbagai tim yang masing-masing punya tahap persetujuannya sendiri,” katanya.
Karena itu, standardisasi dokumen dan pemrosesan secara massal menjadi penting. Integrasi melalui application programming interface (API) juga dibutuhkan untuk menghubungkan proses dokumen dengan sistem internal perusahaan.
Selain efisiensi, keamanan informasi dan perlindungan data pribadi menjadi perhatian penting. Perusahaan yang mengelola dokumen karyawan, kontrak bisnis, dan data pelanggan harus memastikan informasi tersebut terlindungi. Pengelolaannya juga harus sesuai dengan standar keamanan dan ketentuan perlindungan data.
Mekari menyebut telah menyelesaikan audit sertifikasi ISO/IEC 27701 Privacy Information Management System (PIMS) Stage 2 bersama British Standards Institution (BSI). Sebelumnya, perusahaan tersebut telah menjalani Stage 1.
Editor : Arif Ardliyanto
Artikel Terkait
